Опись дел на документы по личному составу

You are here

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу – документ, содержащий перечень документов по личному составу, находящихся в архиве организации, с обязательным указанием индексов, названий документов и иной информации.

Содержание данной описи:

  • наименование организации и ее структурного подразделения;
  • номер фонда, а так же индекса дела;
  • заголовок дела и дата его составления;
  • количество листов в деле;
  • какие-либо примечания (если таковые имеются).

Опись дел может быть составлена в хронологическом или же структурном порядке. В каждой хронологической группе документы распределяются в соответствии с правилами, принятыми в конкретном структурном подразделении. Следует иметь в виду, что согласно правилам работы архивов разрешается вносить изменения в опись заголовков дел, которые были обнаружены дополнительно. Нумерация таких документов будет отображаться посредством литерных номеров или же в конце годового раздела.

В конце описи необходимо отобразить итоговую запись, в которой цифрами, а так же прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера документов согласно описи. Документ подписывается начальником службы кадров организации, а так же руководителем архива (или иным уполномоченным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

Любая российская организация в соответствии с архивным законодательством нашей страны обязана ежегодно проводить опись всех завершённых дел своей фирмы. Опись дела – это своего рода справочник, предоставляющий исчерпывающую информацию по этому делу. Составление описей – сложный процесс, который необходимо выполнять в соответствии с правилами и инструкциями, подробно прописанными в архивном законодательстве.

Состав описи дел по личному составу

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу. К таким структурным подразделениям относятся, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т.п. После этого в организации составляется сводная опись дел по личному составу, причём опись дел, предоставленная кадровым отделом, является основой сводной описи.

Документы входящие в опись дел по личному составу

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются:

  • все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых — трудовые договоры),
  • приказы и распоряжения по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д.);
  • личные карточки работников (форма Т-2);
  • лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников,
  • списки учёта сотрудников и т.д.

Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.

Принцип построения описи дел по личному составу

Чаще всего описи дел по личному составу составляются по хронологически-номинальному принципу или по номинально-хронологическому. Т.е. либо основой описи считается год, а документы внутри располагаются по видам документов, либо основой описи становится вид документа, а сами документы располагаются в хронологическом порядке в течение описываемого года с января по декабрь. Тематический, предметный, алфавитный принципы составления описей дел по личному составу считаются наименее целесообразными, но часто используются для судебно-следственных дел организации.

Опись дел на документы по личному составу

  • 8-800-200-44-65 звонки по России бесплатны
  • Карта сайта
  • Версия для слабовидящих
  • Сведения об образовательной организации

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

Кузьмичева Е.И.
ГБОУ СПО «Дубовский педагогический колледж»
[email protected]

Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Один из завершающих этапов работы с документами – составление описи дел.

Изучение описей дел представляется актуальным, так как любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи.

Описи дел активно применяются в архиве. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление.

Опись дел – это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда (дела) и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.

Опись дел структурного подразделения является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел.

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; примечание.

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).

Ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть передана в архив организации или в государственный архив.

В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения:

— опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;

— рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;

— представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций источников комплектования государственных или муниципальных архивов);

— утверждает руководитель организации.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Опись дел долговременного хранения– учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; крайние даты дела; сроки хранения; число листов в деле; примечание (если есть).

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу.

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются: все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых – трудовые договоры), приказы и распоряжения по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д.), личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников, списки учёта сотрудников и т.д. Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.

Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).

Не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения.

В организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.)

Личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Таким образом, можно отметить, что опись дел – важный учетный документ для делопроизводства и для архива организации.

В организации опись позволяет учитывать и осуществлять поиск документов, оконченных делопроизводством.

Передача дел из организации в архив невозможна без описи дел.

На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации; определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 12, декабрь 2002

Другие
наши издания

Рубрики в номере

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков,начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Дела передаются в архив по описям.

Опись дел — это информационно­поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, для учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

на документы постоянного срока хранения;

на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно­технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела и личные карточки формы Т­2 уволенных работников и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.). В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, в которую включаются дела, образовавшиеся во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., из бухгалтерии — лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), из канцелярии — приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда — документы расследований несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Поэтому сначала рассмотрим порядок и правила составления описи дел по личному составу в этом структурном подразделении.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 12 (23), декабрь 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Опись дел на документы по личному составу


Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Сводная опись дел по личному составу должна составляться ежегодно в каждой организации независимо от ее статуса или формы собственности. Как правило, это происходит после завершения приема в архив документов всех структурных подразделений, поскольку годовой раздел сводной описи дел включает в себя документы по личному составу, которые создаются в различных структурных подразделениях, например, в отделе кадров, бухгалтерии (лицевые счета), секторе охраны труда (акты о несчастных случаях на производстве). Годовой раздел сводной описи дел составляется заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации.

Достаточно распространенной является ситуация, когда в организации нет архива. Однако это не должно быть препятствием для составления или являться объяснением отсутствия сводной описи дел по личному составу. Сводная опись дел в любом случае составляется в обязательном порядке. Однако составить ее обязан работник, на которого руководитель возлагает такую обязанность. Как правило, это работник кадровой службы. Примечательно, что в организации, в которой отсутствует архив, даже после составления сводной описи дел по личному составу каждая служба ревностно относится к месту хранения своих документов. Из практики знаю, что бухгалтер обязательно в своем кабинете хранит лицевые счета по зарплате работников, а кадровик в своем же кабинете документы по личному составу. Разумеется, ситуация не соответствует требованиям нормативных документов в области архивного дела и является нарушением, однако при указанных обстоятельствах, по крайней мере, достигается главная цель — обеспечение сохранности документов.

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу указана в приложении 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным правовым актом для работников архивов организаций.

Прежде, чем составить годовой раздел сводной описи дел по личному составу применительно к организации негосударственной формы собственности, остановимся на вопросе о нумерации описи. В Правилах работы архивов впервые рассмотрен вопрос о нумерации сводных описей дел. До принятия указанного документа существовала многолетняя архивная практика, которая исходила из логических посылок, что номер описи зависит от наличия в организации документов различного срока хранения. Предположим, что в организации создаются документы постоянного хранения и по личному составу. Следовательно, исходя из срока хранения, на документы постоянного хранения составлялась опись № 1 дел постоянного хранения, а на документы по личному составу — опись № 2. Такой принцип нумерации распространялся и на сдаточные описи дел структурных подразделений, потому что, как всем известно, годовые разделы сводных описей составляются на основании сдаточных описей структурных подразделений. В организациях, в которых не было документов постоянного хранения, наиболее значимыми и долговременными по срокам хранения являлись документы по личному составу, поэтому сводной описи дел по личному составу присваивался № 1.

В соответствии с Правилами работы архивов теперь сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу имеют один и тот же № 1, только в описи дел по личному составу к номеру добавляется условное обозначение «лс». Возможно, в этом положении есть своя логика: пусть первые годовые разделы всех описей, независимо от сроков хранения, имеют одинаковый номер, отличаясь лишь условными обозначениями. Однако, согласившись с таким подходом при нумерации годовых разделов сводных описей, абсолютно нелогичным, на мой взгляд, является использование совершенно другого принципа обозначения сдаточных описей структурных подразделений. Я даже не буду утруждать себя и читателей изложением этих принципов, поскольку, по моему глубокому убеждению, должно быть единообразие в подходах. Когда же логики нет, а есть только желание новаторства, то объяснить целесообразность является делом весьма затруднительным.

Смотрите еще:

  • Если не платить алименты пол года что будет За каждый день просрочки по уплате алиментов можно будет требовать неустойку Около 600 тыс. детей, которые живут в неполных семьях, сейчас не получают алименты Власти всерьез решили […]
  • Незаконное выселение из общежития Выселение из общежития: судебная практика Согласно общепринятому определению, общежитием называется жилье для временного проживания. Но, как известно, все временное постоянно. Общежития — […]
  • Отказ от имущества в письменной форме Отказ от совместно нажитого имущества при разводе Отказаться от права на общее имущество можно как во время брака, так и во время развода. Однако стоит разобраться, что значит «отказ от […]
  • Узнать свою очередь на жилье спб Как проверить свой номер в очереди на получение жилья На территории России разработано огромное количество различных социальных программ, которые позволяют получить жилье, выдаваемое по […]
  • Левая задняя дверь на хендай солярис Дверь Hyundai Solaris Если вы ищите, где заказать детали для авто, портал FERIO готов стать вашим личным помощником. Среди сотен автомагазинов трудно найти оптимальный вариант, а если […]
  • Семейный юрист петербург Услуги адвоката и юриста по семейным вопросам Адвокат по семейным делам специализируется на оказании услуг в области семейного права. Мы работаем исключительно в данной отрасли. Если вам […]
Закладка Постоянная ссылка.

Обсуждение закрыто.